Учитывая огромные преимущества, которые он может предложить, все больше и больше компаний склоняются к автоматизации процессов работы с кредиторской задолженностью (AP).

Исследования показывают, что автоматизация работы с кредиторской задолженностью может снизить операционные расходы на 81 % и повысить эффективность на 73 %.

Используя передовые технологии, предприятия автоматизируют трудоемкую задачу ручного ввода в процесс, которую можно выполнить с помощью современного программного обеспечения для эффективного получения точных результатов.

Однако автоматизация кредиторской задолженности должна сопровождаться определенными практиками, чтобы гарантировать получение максимальной выгоды от процесса автоматизации.

Итак, какие методы автоматизации кредиторской задолженности лучше всего внедрить — мы узнаем в этом блоге.

Давайте приступим к делу:-

Что означает кредиторская задолженность?

Кредиторская задолженность — это бухгалтерский термин, используемый для обозначения непогашенной суммы денег, которую компания должна в качестве долга перед своими краткосрочными кредиторами.

Обычно компании покупают товары в кредит, которые необходимо вернуть в течение ограниченного периода времени.

Поскольку большинство компаний обычно действуют в одних и тех же повторяющихся долговых кругах со своими кредиторами при выполнении своих повседневных процессов, может быть очень сложной задачей отслеживать всех таких кредиторов и своевременно производить платежи, когда наступает срок выплаты денег. Хотя это лишь краткое описание концепции, посетите наш блог, чтобы изучить ее подробнее.

Понимание автоматизации AP

Автоматизация счетов к оплате — это, по сути, автоматизация ручных аспектов автоматизации счетов с использованием инструментов и программного обеспечения.

По данным Института финансов и менеджмента (IOFM) около 3,6% счетов поставщиков, сгенерированных вручную, содержат ошибки — вот где на помощь приходит автоматизация.

AP Automation стремится свести к минимуму вмешательство человека и исключить возможность ошибки в процессе расчета кредиторской задолженности.

Дополнительные преимущества автоматизации заключаются в том, что, поскольку она полагается на машины и программирование, она не сталкивается с человеческими проблемами, такими как лень и утомление.

Это помогает гарантировать, что выходные данные будут последовательными, эффективными и безошибочными. Это также позволяет пользователям вести надлежащий учет выполняемых действий и гарантирует, что весь процесс остается прозрачным.

Таким образом, автоматизация AP действительно имеет несколько преимуществ по сравнению с традиционными процессами оплаты счетов и может привести к экономии времени и ресурсов при эффективной оптимизации. Если вы хотите узнать больше о значении автоматизации AP, в нашем блоге есть дополнительная информация, которая поможет вам.

Лучшие практики, которые следует использовать при внедрении автоматизации AP

Чтобы избавить вас от хлопот, мы составили тщательно подобранный список лучших практик автоматизации расчетов с поставщиками, которые следует внедрить вместе с вами, чтобы обеспечить ее эффективность и действенность.

1. Вовлеките свой персонал

Некоторое сопротивление неизбежно, когда вы внедряете процессы автоматизации в свой бизнес. Но для того, чтобы процесс автоматизации был успешным, каждый член финансовой команды должен быть на борту и быть приверженцем проекта.

Любые попытки принудительного изменения могут привести к отрицанию любых преимуществ, которые можно было бы извлечь из процессов автоматизации. Итак, лучше всего услышать мнение всех в команде и дать им понять, как это облегчит их жизнь.

Обязательно обратите внимание на любые препятствия, которые могут возникнуть у ваших сотрудников в отношении такой автоматизации, и примите эффективные меры для немедленного решения проблем.

Документирование таких проблем и отзывов дает вам лучшее представление о ключевых областях, на которых следует сосредоточиться для решения реальных проблем пользователей. После развертывания процесса автоматизации обеспечьте регулярные проверки процесса и соответствующим образом настройте его для получения эффективных результатов.

2. Внедрить поэтапную автоматизацию

Есть несколько частей процесса, которые можно автоматизировать в процессе кредиторской задолженности, но будьте осторожны, чтобы выбрать правильные процессы автоматизации для адаптации.

Анализ соответствующих областей вашего процесса AP, в которых такая автоматизация срочно требуется, и их поэтапное внедрение могут помочь вам сэкономить ресурсы и деньги.

Это также позволяет вам сосредоточиться на одной ключевой области, такой как переход на цифровое выставление счетов и электронные платежи, сокращение бумажных следов, управление эффективностью и т. д., и полностью развивать ее, вместо того, чтобы выполнять весь процесс бессистемно.

Кроме того, одновременное выполнение слишком большого количества задач по автоматизации может сбивать с толку ваших сотрудников. Позвольте персоналу понять и хорошо адаптироваться к заданному количеству процессов автоматизации, прежде чем знакомить их с любыми новыми методами автоматизации.

Это гарантирует, что среди сотрудников не возникнет двусмысленности и что переход может быть осуществлен легко и ясно.

3. Назначьте менеджера проекта для процесса автоматизации

Переход от традиционных методов работы с кредиторской задолженностью к автоматизации может оказаться сложной задачей. Таким образом, важно иметь преданного человека, который выступает в качестве ключевой точки контакта между всеми сделками вашего поставщика программного обеспечения.

Этот человек несет ответственность за оптимизацию потоков автоматизации и поддержание активной связи со всеми внутренними заинтересованными сторонами, чтобы обеспечить решение всех возможных проблем в режиме реального времени.

Помимо мониторинга и оптимизации задач, руководителю проекта также следует поручать регулярную отчетность и разработку способов улучшения системы, чтобы гарантировать, что ее можно настроить для поддержания идеальной эффективности во всех ситуациях в реальном времени.

Поскольку автоматизация является машинно-ориентированным процессом, ее эффективность и точность можно поддерживать постоянными только путем обновления системы в режиме реального времени, и руководитель проекта играет важную роль в этой роли.

‍4. Обеспечить профессиональную подготовку

Хотя процесс автоматизации требует минимального вмешательства человека, для запуска процессов по-прежнему необходимы определенные человеческие знания и контроль.

Если сотрудники не обучены и не знают, как работает процесс, это может привести к серьезным потерям с точки зрения повреждения, задержки или неисправности системы. Таким образом, важно обеспечить, чтобы заинтересованные сотрудники были обучены профессионалами для правильного использования систем автоматизации.

Программное обеспечение для автоматизации также предоставляет данные и обратную связь в режиме реального времени одним нажатием кнопки. Важно держать команду в курсе таких данных в реальном времени и настраивать систему в соответствии с полученными отзывами, чтобы максимизировать производительность автоматизированных процессов.

Не забывайте постоянно отслеживать такие данные и анализировать их, чтобы изучать и улучшать процесс автоматизации в соответствии с потребностями вашего бизнеса в реальном времени. Точно так же важно обучить ваших сотрудников понимать важность таких данных и вносить необходимые изменения.

5. Немедленно вводите новые счета

По данным Aberdeen Group, автоматизация AP может сэкономить в среднем до 5 дней кредиторской задолженности (DPO). Однако это зависит от того, как скоро будет осуществлен переход на цифровые счета.

Таким образом, важно убедиться, что бумажные счета-фактуры отбрасываются как можно скорее, поскольку бумажные счета-фактуры требуют ручного ввода, и в конечном итоге это увеличивает время, необходимое для обработки желаемого вывода с помощью автоматизации AP.

Еще одно преимущество цифровых счетов-фактур по сравнению с бумажными счетами-фактурами заключается в том, что их легко отслеживать и сравнивать.

Кроме того, Отчет о доходах и оборотном капитале PayStream Advisors за 2017 год также показал, что потерянные счета и неполные счета были отмечены как болевые точки 36% и 39% сотрудников. С цифровыми счетами такие проблемы вряд ли возникнут.

Таким образом, для команды важно привыкнуть к обработке цифровых счетов-фактур, которые могут быть непосредственно добавлены в программное обеспечение с самого первого дня. Это помогает вести прозрачную запись, а также гарантирует получение максимальных преимуществ от вашего процесса автоматизации.

‍6. Настройка назначенных рабочих процессов

Максимальная эффективность процесса автоматизации может быть достигнута только при наличии четкой структуры рабочего процесса, в которой каждый участник несет определенную ответственность.

Это гарантирует отсутствие двусмысленности и возможность эффективной работы команды без каких-либо конфликтов друг с другом, особенно в условиях сжатых сроков. Сотрудники также смогут выполнять больше работы, не влияя на качество результатов.

Поскольку у каждого сотрудника есть определенная роль, сотруднику становится трудно уклоняться от своих обязанностей, и он может нести личную ответственность за работу, которую ему поручили.

Кроме того, четкая роль гарантирует, что есть кто-то, кто возьмет на себя ответственность, и позволяет вам подтолкнуть человека к немедленному выполнению того же самого.

‍7. Интеграции

Автоматизация счетов к оплате сама по себе может мало помочь, если остальные системы не автоматизированы. Это включает в себя все вспомогательные системы, обслуживание клиентов, а также любых продавцов или поставщиков.

Таким образом, важно разработать любые другие существующие системы, чтобы гарантировать, что они предоставляют цифровые данные, позволяющие легко вводить их в автоматизированную систему AP. Он может оказаться полезным в таких областях, как планирование ресурсов предприятия (ERP), управление взаимоотношениями с клиентами и другие соответствующие финансовые системы.

Что касается поставщиков, то большинство программного обеспечения AP позволяет создавать порталы доступа поставщиков для облегчения самообслуживания. Реализация этого в вашей системе, вероятно, сэкономит драгоценное время, поскольку продавцы и поставщики могут легко проверять статус своих счетов-фактур и получать ответы на распространенные вопросы через сам портал.

Таким образом, важно интегрировать вспомогательные системы, чтобы обеспечить сквозную автоматизацию и получить максимальную выгоду.

‍8. Включить процессы автосохранения

Хотя процессы автоматизации экономят время, они все же требуют ручного ввода определенных точек. Может быть очень удобно включить автоматическое сохранение и автоматический вход в систему, чтобы сэкономить время.

Вы также можете использовать передовые методы автоматизации, чтобы гарантировать, что данные хранятся в цифровом виде, а все соответствующие деловые документы автоматически загружаются в систему через системы электронного документооборота.

Еще одним шагом является интеграция инструментов автоматизации рабочих процессов, таких как Active Directory, SAML и т. д., для дальнейшего повышения эффективности системы. Вы также можете рассмотреть возможность реализации единого входа (SSO), чтобы пользователи могли автоматически и безопасно аутентифицировать пользователей, используя свои личные учетные данные. Эти инструменты могут иметь большое значение для сокращения задержек и обеспечения эффективного достижения желаемых результатов.

‍9. Воспользуйтесь скидками за раннюю оплату

Скидки за досрочную оплату, по сути, относятся к форме торгового финансирования, при которой покупатель пользуется скидками, оплачивая полную сумму счета до даты погашения.

Согласно Отчету о доходах и оборотном капитале PayStream Advisors за 2017 год, в среднем 31% респондентов считают ручной ввод счетов для оплаты и утверждения наиболее трудоемкой задачей.

Тем не менее, автоматизация AP может значительно упростить процесс и гарантировать, что вы сможете воспользоваться скидками за раннюю оплату, предлагаемыми большинством поставщиков, гарантируя, что результаты могут быть доставлены эффективно.

‍10. Устранение мошенничества с кредиторской задолженностью

Любой процесс, связанный с деньгами, считается высокорисковым и приоритетным для бизнеса. Это также включает в себя автоматизацию AP. Рекомендуется иметь важные политики и процедуры, чтобы можно было избежать ненужных рисков. Мошенничество в автоматизации AP в основном происходит в отчетах о расходах, схемах выставления счетов и откатов, чеках и т. Д.

Ассоциация сертифицированных специалистов по расследованию мошенничества (ACFE) предлагает обратить внимание на некоторые тревожные сигналы, особенно в счетах-фактурах, чеках, основном файле поставщика или фиктивных учетных записях, полученных жалобах и ненормальном поведении сотрудников.

Заключение

Процесс автоматизации использует машины для замены человеческих процессов для повышения эффективности и точности. Однако маловероятно, что он будет эффективным, если переходу на автоматизацию не будет способствовать изменение сопутствующих факторов, таких как обученный персонал, системная интеграция и цифровые счета.

Таким образом, важно понимать, что эти процессы нуждаются в идеальных практиках для обеспечения их бесперебойного функционирования. Итак, это 10 лучших методов автоматизации кредиторской задолженности, которые следует внедрить вместе с процессами автоматизации, чтобы обеспечить получение максимальных преимуществ от процессов автоматизации.

Это сообщение изначально было опубликовано в Блоге Docsumo.

Docsumo — это платформа интеллектуальной обработки документов (IDP), которая может автоматически собирать, извлекать, проверять и обрабатывать данные из документов любого типа с помощью искусственного интеллекта и машинного обучения. Подробнее о Документы на нашем сайте.